Услуги по проверке кадровой документации

Любое предприятие проводит кадровую проверку, которая помогает оценить состояние документооборота на соответствие действующему законодательству. Цель инспекции заключается в проверке наличия трудовых договоров с сотрудниками фирмы. Проверяющие органы сверяют, ведет ли фирма трудовые книжки, где и как их хранит, а также какие из документов отсутствуют и какие из них следует подкорректировать.

Когда требуется провести кадровый аудит?

Как правило, кадровая проверка проводится фирмами в следующих случаях:

• когда сменяется сотрудник, который отвечает за ведение делопроизводства;
• когда есть риск внезапного визита инспекторов при увольнении сотрудника, обиженного на руководство (выплата заработной платы с опозданием и т.п.);
• когда сменяются руководящие лица;
• когда меняется действующее законодательство;
• когда получена информация о предстоящей плановой проверке.

На любом предприятии проверка отдела кадров – неотъемлемая составляющая деятельности. При этом удается избежать серьезных денежных взысканий. Это в одинаковой мере касается как среднего, так и большого бизнеса. Зачастую штрафные санкции достигают настолько высоких показателей, что выплата всей суммы оказывается невозможной. Поэтому не стоит недооценивать важность внутреннего учета документооборота. Проведение аудита актуально также в целях снижения рисков и оптимизации работы компании.

Кадровая проверка с помощью аутсорсинга

В настоящий момент многие фирмы предпочитают пользоваться услугой аутсорсинга для оценки своего документооборота. Это позволяет передать кадровое обслуживание сторонним специалистам без приема их в постоянный штат фирмы. При такой схеме работы можно быть уверенным в том, что опытные и квалифицированные работники проведут проверку на всех возможных уровнях по эффективной схеме.

После выполнения обязанностей компания-провайдер предоставляет отчетность, в которой указываются все выявленные погрешности, возможные риски и рекомендации касательно их устранения. При необходимости в соглашение аутсорсинга может входить дальнейшее налаживание документооборота компании.

Стоит отметить, что проверка отдела кадров силами фирмы-провайдера – это возможность получить непредвзятый отчет о состоянии документооборота в целом.

В чем плюсы проведения кадрового аудита?

Если своевременно заказать кадровый аутсорсинг, то фирма получает следующие преимущества:

• снижение расходов компании за счет отсутствия необходимости выдачи заработной платы постоянным работникам;
• не требуется оплачивать повышение степени квалификации штатного кадровика;
• снижается вероятность обнаружения грубых ошибок в документообороте инспекторами, что позволяет избежать штрафных санкций;
• удается снизить объем работы постоянного персонала.

В зависимости от поставленных задачи, сроков и количества сотрудников в организации проверка кадровой службы может быть проведена выборочно или тотально. Тщательному аудиту подлежат документы, связанные с сотрудниками, которые имеют особые условия трудового договора, а также получают льготы, компенсации и т.д.

Предварительные работы при кадровом аудите

При решении провести аудит заказчик, который пользуется услугами фирмы-провайдера, издает приказ. В нем указывается следующая информация:

• задачи и цели проведения проверки;
• сроки проведения проверки.

Период, за который требуется провести аудит, зачастую устанавливается в зависимости от причин такой проверки. Срок может составлять несколько дней, а в некоторых случаях достигать даже месяца и более. Состав комиссии также определяется нанимателем. В нее, как правило, должно входить не менее трех лиц, в том числе председатель. Комиссия может состоять из:

• юридического консультанта;
• инспектора по кадрам;
• бухгалтера, занимающегося выдачей заработной платы и т.п.

Далее составляется план проведения проверки и согласуется с заказчиком. Если до этого в организации уже проводились мероприятия по аудиту, то комиссия может изучить эту отчетность. Важно также определить объем проверки документооборота.

Что включает в себя кадровая проверка документооборота?

Обычно проверка кадровой документации включает в себя:

• выявление недостатков в документообороте организации;
• выявление погрешностей в кадровых процессах;
• оценка соответствия документооборота требованиям закона.

Если проводить проверку кадровой документации своевременно, можно решить целый ряд задач, связанных с управлением персонала. В процессе работы определяются цели кадровой политики организации тактического и стратегического характера.

Силами составленной комиссии проводятся следующие действия:

• оценивается правильность ведения, а также оформления приказов;
• оцениваются локальные нормативные акты;
• оценивается ведение и хранение трудовых книжек;
• оценивается правильность оформления графика отпусков;
• проверяется учет рабочего времени сотрудников;
• проверяются трудовые договора и другие соглашения;
• оценивается правильность направления сотрудников в отпуск, командировку и т.п.

В итоге проводится анализ всего документооборота на соответствие действующему трудовому законодательству. Стоимость кадровой проверки в каждом отдельном случае формируется индивидуально и зависит от общего объема работы.

Составление итогового заключения

В любом случае проверка кадровой работы завершается составлением экспертного заключения комиссией. В нем подробно прописываются итоги проведения аудита. Заключение включает в себя следующую информацию:

• предмет оценки;
• вид обнаруженных ошибок;
• возможные риски;
• рекомендации по нормализации документооборота.

От результатов работы комиссии зависит дальнейшее развитие компании и возможность минимизации рисков в сфере трудовых отношений.

Чем аудит отличается от HR-консалтинга?

Зачастую проверка кадровой работы отождествляется с еще одним направлением кадрового менеджмента – HR консалтингом. Эти два направления появились на российском рынке относительно недавно, но уже успели закрепиться в политике предприятий.

Стоит сразу отметить, что корни такого аудита уходят глубоко в бухгалтерию. Однако на этот раз проверке подлежат кадровые документы. Однако их оформление и хранение нередко отходит на второй план. Потребность анализа этой сферы деятельности компании появляется только в том случае, когда возникает риск проверки со стороны инспекторов. Такой подход чреват денежными потерями.

В то же время кадровый консалтинг выделяется проведением целого ряда мероприятий, позволяющих существенно повысить корпоративную культуру компании, поднять на новый уровень использование человеческих ресурсов и создать схему управления персоналом. В отличие от обычного кадрового аудита этот вид услуг предусматривает решение более широкого спектра задач, в том числе поиск и наем новых работников, стимулирование их мотивации и оценка их деятельности.

Оба вида услуг имеют свои плюсы и могут помочь для развития бизнеса, поэтому не стоит пренебрегать подобными мероприятиями.

Все работы по услуге можно заказать на сайте