Услуги по проверке кадровой документации
Любое предприятие проводит кадровую проверку, которая помогает оценить состояние документооборота на соответствие действующему законодательству. Цель инспекции заключается в проверке наличия трудовых договоров с сотрудниками фирмы. Проверяющие органы сверяют, ведет ли фирма трудовые книжки, где и как их хранит, а также какие из документов отсутствуют и какие из них следует подкорректировать.
Когда требуется провести кадровый аудит?
Как правило, кадровая проверка проводится фирмами в следующих случаях:
- когда сменяется сотрудник, который отвечает за ведение делопроизводства;
- когда есть риск внезапного визита инспекторов при увольнении сотрудника, обиженного на руководство (выплата заработной платы с опозданием и т.п.);
- когда сменяются руководящие лица;
- когда меняется действующее законодательство;
- когда получена информация о предстоящей плановой проверке.
На любом предприятии проверка отдела кадров – неотъемлемая составляющая деятельности. При этом удается избежать серьезных денежных взысканий. Это в одинаковой мере касается как среднего, так и большого бизнеса. Зачастую штрафные санкции достигают настолько высоких показателей, что выплата всей суммы оказывается невозможной. Поэтому не стоит недооценивать важность внутреннего учета документооборота. Проведение аудита актуально также в целях снижения рисков и оптимизации работы компании.
Кадровая проверка с помощью аутсорсинга
В настоящий момент многие фирмы предпочитают пользоваться услугой аутсорсинга для оценки своего документооборота. Это позволяет передать кадровое обслуживание сторонним специалистам без приема их в постоянный штат фирмы. При такой схеме работы можно быть уверенным в том, что опытные и квалифицированные работники проведут проверку на всех возможных уровнях по эффективной схеме.
После выполнения обязанностей компания-провайдер предоставляет отчетность, в которой указываются все выявленные погрешности, возможные риски и рекомендации касательно их устранения. При необходимости в соглашение аутсорсинга может входить дальнейшее налаживание документооборота компании.
Стоит отметить, что проверка отдела кадров силами фирмы-провайдера – это возможность получить непредвзятый отчет о состоянии документооборота в целом.
В чем плюсы проведения кадрового аудита?
Если своевременно заказать кадровый аутсорсинг, то фирма получает следующие преимущества:
- снижение расходов компании за счет отсутствия необходимости выдачи заработной платы постоянным работникам;
- не требуется оплачивать повышение степени квалификации штатного кадровика;
- снижается вероятность обнаружения грубых ошибок в документообороте инспекторами, что позволяет избежать штрафных санкций;
- удается снизить объем работы постоянного персонала.
В зависимости от поставленных задачи, сроков и количества сотрудников в организации проверка кадровой службы может быть проведена выборочно или тотально. Тщательному аудиту подлежат документы, связанные с сотрудниками, которые имеют особые условия трудового договора, а также получают льготы, компенсации и т.д.
Предварительные работы при кадровом аудите
При решении провести аудит заказчик, который пользуется услугами фирмы-провайдера, издает приказ. В нем указывается следующая информация:
задачи и цели проведения проверки;
- сроки проведения проверки.
Период, за который требуется провести аудит, зачастую устанавливается в зависимости от причин такой проверки. Срок может составлять несколько дней, а в некоторых случаях достигать даже месяца и более. Состав комиссии также определяется нанимателем. В нее, как правило, должно входить не менее трех лиц, в том числе председатель. Комиссия может состоять из:
- юридического консультанта;
- инспектора по кадрам;
- бухгалтера, занимающегося выдачей заработной платы и т.п.
Далее составляется план проведения проверки и согласуется с заказчиком. Если до этого в организации уже проводились мероприятия по аудиту, то комиссия может изучить эту отчетность. Важно также определить объем проверки документооборота.
Что включает в себя кадровая проверка документооборота?
Обычно проверка кадровой документации включает в себя:
- выявление недостатков в документообороте организации;
- выявление погрешностей в кадровых процессах;
- оценка соответствия документооборота требованиям закона.
Если проводить проверку кадровой документации своевременно, можно решить целый ряд задач, связанных с управлением персонала. В процессе работы определяются цели кадровой политики организации тактического и стратегического характера.
Силами составленной комиссии проводятся следующие действия:
- оценивается правильность ведения, а также оформления приказов;
- оцениваются локальные нормативные акты;
- оценивается ведение и хранение трудовых книжек;
- оценивается правильность оформления графика отпусков;
- проверяется учет рабочего времени сотрудников;
- проверяются трудовые договора и другие соглашения;
- оценивается правильность направления сотрудников в отпуск, командировку и т.п.
В итоге проводится анализ всего документооборота на соответствие действующему трудовому законодательству. Стоимость кадровой проверки в каждом отдельном случае формируется индивидуально и зависит от общего объема работы.
Составление итогового заключения
В любом случае проверка кадровой работы завершается составлением экспертного заключения комиссией. В нем подробно прописываются итоги проведения аудита. Заключение включает в себя следующую информацию:
- предмет оценки;
- вид обнаруженных ошибок;
- возможные риски;
- рекомендации по нормализации документооборота.
От результатов работы комиссии зависит дальнейшее развитие компании и возможность минимизации рисков в сфере трудовых отношений.
Чем аудит отличается от HR-консалтинга?
Зачастую проверка кадровой работы отождествляется с еще одним направлением кадрового менеджмента – HR консалтингом. Эти два направления появились на российском рынке относительно недавно, но уже успели закрепиться в политике предприятий.
Стоит сразу отметить, что корни такого аудита уходят глубоко в бухгалтерию. Однако на этот раз проверке подлежат кадровые документы. Однако их оформление и хранение нередко отходит на второй план. Потребность анализа этой сферы деятельности компании появляется только в том случае, когда возникает риск проверки со стороны инспекторов. Такой подход чреват денежными потерями.
В то же время кадровый консалтинг выделяется проведением целого ряда мероприятий, позволяющих существенно повысить корпоративную культуру компании, поднять на новый уровень использование человеческих ресурсов и создать схему управления персоналом. В отличие от обычного кадрового аудита этот вид услуг предусматривает решение более широкого спектра задач, в том числе поиск и наем новых работников, стимулирование их мотивации и оценка их деятельности.
Оба вида услуг имеют свои плюсы и могут помочь для развития бизнеса, поэтому не стоит пренебрегать подобными мероприятиями.
Все работы по услуге можно заказать на сайте